회사에서 운영하고 있는 Docswave는 업무시스템이기 때문에 우리 기획팀원들은 다른 직장인들의 업무방식에 굉장히 관심이 많습니다. 그들의 업무방식에서 서비스의 올바른 방향을 파악할 수 있기 때문이죠. 그런데 정작 업무시스템을 개발하고 있는 Docswave 기획팀은 어떻게 일하는지에 대해서는 별로 설명한 적이 없는 것 같습니다. 그래서 이번 포스팅에서는 우리 Docswave 기획팀은 어떻게 일하고 있는지 이야기하고자 합니다.
현재 기획팀이 사용중인 기본적인 업무 tool은?
Gsuite(Google Apps)
- 이메일, 캘린더, 구글드라이브 등 다양하게 활용
- Google Spreadsheet는 다국어 개발에 활용
- 고객들의 이벤트 참여 신청서는 Google Form 활용
- 나열하기 시작하면 끝이 없기 때문에 여기에서 stop
Asana
- 개인업무 Task 관리
- 프로젝트 Task 관리
- 동료들 업무현황 파악
- 팀원들 간의 Task 관련 커뮤니케이션
Slack
- 메신저
- 다양한 알림 채널
- 예전에는 JIRA와 연동해서 사용하기도 했었음.
Docswave
- 휴가신청서, 지출결의서, 구매신청서 등의 전자결재 시스템
- 일정관리 : 내가 올린 휴가신청서가 최종승인되면 자동으로 구글캘린더에 등록이 되고 모든 직원들에게 공유가 되기 때문에 편리함.
- 업무 자료 및 고객 미팅 내용들을 부서 게시판에 등록하고 팀원들에게 알림메일 발송
에버노트
- 자신의 생각 및 자료정리(web clipping)
- 크롬 확장프로그램을 활용하면 구글검색결과에 나의 에버노트 검색결과도 같이 나와서 편함.
Docswave 기획팀은 프로젝트를 어떻게 관리하는가?
예전에는 Trello, JIRA, Redmine 등의 Tool을 사용했었습니다. 그런데 다음과 같은 문제가 존재했었습니다.
- Trello : 칸반보드 형식이라서 직관적이라 좋기는 하지만 Assign의 개념이 없고 개인별로 Task를 관리하는데 불편함.
- JIRA : 개발관련 이슈등록도 쉽고 통계도 잘 보여주지만 개발자가 아닌 기획자가 업무에 활용하기엔 너무 불편함.
- Redmine : 일감을 등록하는 것 자체가 너무 불편하고 기획자가 업무에 활용하기엔 무리가 있음. 다만, 하위일감을 등록해서 관리할 수 있는 것은 나름 편리하고 다양한 플러그인이 있어서 다양하게 활용할 수 있음. 하지만 Todo를 많이 관리해야 하는 기획자의 업무 tool로서는 적합하지 않음.
그러던 중 Asana에도 칸반보드 기능이 나왔고 Asana를 프로젝트 관리 도구로 활용하기로 하였습니다. Asana의 장점은 다음과 같습니다.
- Task등록이 너무 편하다.
- 칸반보드를 제공하기 때문에 프로젝트 진행현황을 쉽게 파악할 수 있다.
- 다른 팀원의 일정도 캘린더에서 쉽게 파악할 수 있다.
- Assign과 Done에 대한 개념이 있다. 특히, Done을 할 때 가끔씩 날라가는 유니콘은 기분을 좋게 만든다.
- comment를 활용한 협업이 굉장히 편리하다.
- 그리고 경이로운 UI
- 추가적으로 개발팀에게도 Asana를 사용하라고 강요(?)할 수 있다.
Asana를 구체적으로 어떻게 사용하고 있는가? 개발팀과의 협업도 가능한가?
Asana에 등록된 Docswave의 프로젝트는 항상 2가지로 운영됩니다.
- 서비스 운영(운영서버) 프로젝트 : 에러사항이나 개선사항을 관리하기 위한 프로젝트
- 현재 진행중인 신규 프로젝트 : 신규 기능개발을 위한 프로젝트(현재는 속도개선 프로젝트 진행 중)
그리고 각 프로젝트에 등록되는 Task의 Process는 다음과 같습니다.
- 기획팀장과 개발팀장은 추가기능에 대해서 구두 협의를 하여 개발가능 여부를 판단한다.
- 기획팀장은 ‘Plan컬럼’에 Task를 등록한다.
- 기획 담당자는 기획이 완료되면 ‘협의 컬럼’으로 Task를 이동한다.
- 개발자 및 디자이너과 최종적으로 협의가 완료되면 ‘Design컬럼’으로 Task를 이동한다.
- 디자이너가 디자인 작업을 완료하면 Task를 ‘Progress컬럼’으로 옮기고 개발팀에서 본격적으로 작업을 진행한다.
- Dev서버에 배포가 되면 기획자가 확인을 하고 이상이 없으면 ‘운영배포 대기 컬럼’으로 Task를 이동한다.
- 운영서버에 배포가 완료되면 해당 Task는 완료 처리가 된다.
위에 설명드렸듯이 서비스의 전반적인 관리는 현재 Asana를 활용하고 있으며 개발팀과 협업도 아무런 문제가 없습니다.
마케팅은 Tool은?
- 방문자 추적(Tracking) : 대부분 기본적으로 사용하고 있는 Google Analytics를 이용하고 있습니다. 그래서 외부에서 링크를 걸 때는 항상 utm prameter를 활용하고 주요 버튼들에 대해서는 event를 걸어서 추적을 합니다. 그리고 이벤트 추적 항목에 대해서는 모두 Google Spreadsheet로 관리를 합니다. 이 부분은 모두 다 잘 알고 계실거라 생각됩니다.
- 이메일 마케팅
- Mandrill : Docswave에서는 하루에 최소 8,000건의 시스템 이메일이 자동으로 발송되기 때문에 Mandrill을 이용해서 발송합니다. 그리고 발송된 메일에 대한 오픈율과 클릭율을 알 수 있기 때문에 메일 콘텐츠에 대한 효과성을 쉽게 알 수 있습니다.
- Mailchimp : Docswave 팀은 고객을 서비스 이용정도에 따라 여러단계로 분류해서 관리하고 있으며 각 단계마다 다른 이메일을 발송합니다. 그래서 마케팅 담당자가 직접 이메일을 발송하는 경우가 자주 있는데 그럴 때는 Mailchimp를 통해서 발송을 합니다. 다양한 반응형 테마와 API를 제공하고 있으며 리스트 여러개를 개별적으로 관리할 수 있기 때문에 활용성이 아주 좋습니다. WordPress 플러그인도 많기 때문에 블로그를 통해서 고객들의 이메일을 수집할 수 있고 발송된 메일에 대한 오픈율, 클릭율을 어플로 실시간 확인할 수 있습니다.
- 고객 커뮤니케이션 : tawk.to 라는 방문자 채팅 서비스를 이용하고 있습니다. Docswave 방문자와 실시간 채팅을 할 수 있으며 무료일 뿐만 아니라 다양한 기능이 있습니다. 모바일 어플도 제공하고 있기 때문에 언제든지 고객과 소통할 수 있습니다.
- Tool이 필요없는 마케팅 : 마케팅을 한다고 해서 항상 Tool을 이용하는 것은 아닙니다. 결국엔 다 사람간의 일이기 때문이죠.
- ‘지금 만나러 갑니다’ 캠페인 : Docswave를 도입하려는 담당자분들 중 어려워하시는 분들은 직접 찾아가서 전사교육 및 사용방법 안내를 해주고 있습니다. 언뜻 들으면 굉장히 비효율적인 마케팅 같지만 지금까지의 경험을 보면 B2B 서비스에서 가장 효과가 좋은 마케팅입니다.
- 노가다 고객지원 : 리멤버는 타이피스트가 직접 고객들의 명함을 입력해주고 있듯이, Docswave에서는 기획자들이 직접 고객들의 문서양식 및 직원등록을 대신해주고 있습니다. 고객들이 MS Office 파일의 문서양식을 보내주면 그 파일을 구글문서로 예쁘게(?) 변환해서 양식등록을 대신 해주는 것이죠.
업무 Tool은 필요한 만큼만 중요합니다.
저와 우리 대표님은 아직도 커다란 수첩을 들고 다니면서 메모를 합니다. 회사이름(소프트웨어인라이프)만 보면 모두 아이패드 하나씩은 들고 다니면서 일을 할 것 같지만 결코 그렇지 않습니다. ^^ Tool은 그 자체로서 가치가 있기 보다 그것을 효율적으로 사용할 때 가치가 있습니다. 즉, 필요 없을 땐 아무런 가치가 없다는 뜻이죠. 그래서 필요 없거나 더욱 편리한 다른 방법이 있다면 Tool을 사용할 이유가 없습니다. 결국은 일을 효율적으로 잘 하는 것이 제일 중요하기 때문입니다.
저는 업무 Tool을 기획하는 사람이지만 항상 Tool의 함정에 빠지지 않으려고 노력합니다. Tool이란 일을 효율적으로 할 수 있도록 도와주는 것이지 Tool을 사용한다고 해서 일을 잘하게 되는 것은 아니기 때문입니다. 그래서 항상 새로운 Tool을 찾기보다 일을 잘하기 위한 고민을 더 많이 하려고 합니다.(그럼에도 불구하고 새로운 Tool을 보면 본능적으로 욕심이 생깁니다. ㅡ.ㅡ;;)
Tool을 쓰는 사람이 일을 잘 하는 것이 아니라 일을 잘하는 사람이 Tool을 잘 활용합니다.
다음이야기 : Docswave 개발팀은 어떻게 일하는가!
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