에어테이블을 활용해서 $20로 영업 리드 관리 시스템 만들기

예전에 ‘에어테이블로 업무 프로세스 끝장내기‘ 라는 포스팅을 했었다. 이번에는 에어테이블을 활용해서 BE 엔지니어 도움없이 월 $20로 영업 리드 관리 시스템을 구축한 경험을 소개하고자 한다.

그 전에 에어테이블에 대해서 짧게 요약하자면 에어테이블이란…관계형 데이터베이스(RDB)를 스프레드시트 포맷으로 쉽게 이용할 수 있도록 하는 시스템인데 SQL을 몰라도 원하는대로 데이터를 관리할 수 있기 때문에 굉장히 강력한 Tool이다.

https://www.airtable.com/

아마 대부분의 사람들에게 airtable은 생소한 tool일 것이다. 스프레드시트처럼 생겼는데 기존 스프레드 시트와는 뭔가 다르기 때문이다. 그래서 일부 엑셀에 친숙한 사람들은 오히려 불편해 하기도 한다. 그러나 airtable의 2021년 매출은 약 1,300억이며 이미 시리즈 E까지 투자받은 거대 유니콘 기업이다. 그만큼 세계적으로 가치를 인정받아 많은 기업들이 사용중이다.


Airtable로 영업리드 관리 시스템 구축하기

에어테이블 영업관리 템플릿 예시

PM, PO에게는 항상 부족하다. 엔지니어 리소스가…!!! 옛날에도 부족했는데 지금은 더 부족하다. 아마 앞으로도 부족할 것이다. 이런 상황에서 ‘문의 관리 시스템’, ‘영업 리드 관리 시스템’ 등과 같이 핵심 Product이 아닌 시스템에 많은 리소스를 투자하기가 부담스럽다. 물론 해당 기능을 패키지로 제공하는 외부 tool을 도입하면 쉽게 해결될 수 있을 것 같지만 우리 회사의 프로세스에 맞는 tool이 없었다. 심지어 salesforce 같이 훌륭한 영업관리 시스템도 우리 프로세스와는 맞지 않았다.(정확히 말하자면, 우리 비즈니스와 맞지 않았다.)

물론, 내부에서 개발을 하면 문제는 해결될 것이다. 그런데 ‘영업리드 관리 시스템’은 비즈니스를 운영하는데 굉장히 중요한 요소이기 때문에 효율적인 workflow를 제공해야 하며 영업팀에서 데이터를 쉽게 컨트롤 할 수 있어야 하므로 내부에서 개발을 할 경우 생각보다 많은 리소스가 들어갈 수 있다.

에어테이블 automation(workflow) 설정 화면

다행히, 2021년에 에어테이블의 automation 기능이 업데이트되면서 BE 엔지니어 도움없이도 영업관리 workflow를 쉽게 구축할 수 있었다. 내가 Airtable로 구축한 Workflow는 다음과 같다.

  • B2B 홈페이지에 Airtable Form으로 고객기업 문의 기능 제공
  • Airtable에 row가 추가되면(영업리드가 들어오면)
  • 문의를 한 고객에게는 문의접수 이메일 발송
  • 영업담당자에게는 영업리드 인입에 대한 ‘이메일 알림’ 및 ‘슬랙 메세지’ 발송
  • 백업을 위해(Airtable 데이터 센터에 문제가 생겼을 때를 대비해서) 구글스프레드 시트로 데이터 자동 백업
  • 문의글을 남긴 고객기업의 이메일을 mailchimp에 자동 등록(고객사 마케팅 이메일 리스트에 자동 저장)

위 Workflow를 구축하는데 코딩은 필요하지 않았다. 당연히 서버 구축도 하지 않았다. 비용은 월 $20가 들어간다. 하지만 $20면 개발자 1시간 리소스 비용보다도 적은 비용이다.

  • 참고사항
    • Airtable은 Open API를 아주 훌륭하게 제공하다. 따라서, Airtable Form의 디자인이 마음에 들지 않는다면 홈페이지 자체 Form으로 Airtable API를 이용하여 데이터를 전송할 수 있다. 물론, 이 경우 FE 개발자의 도움이 필요하다.
    • mailchimp에 고객사 이메일이 연동되는 부분은 zapier라는 tool을 추가적으로 이용했다. 만약, mailchimp를 사용하지 않는다면 zapier를 이용할 필요가 없다.

이렇게 Workflow를 한 번 구축해보니…너무 편리했다. 그래서 다양한 용도로 airtable을 활용하기 시작했다. 회원들의 증명서 신청 시스템, 회원 문의 시스템 등에도 적용하였다. 물론, 단순 신청서 같은 용도로는 Google Form을 이용해도 되는데 Airtable은 Google Form과 아래와 같은 차이가 있다.

  • Google Form은 신청서에 첨부파일을 업로드함에 있어 많은 제약이 있다. 즉, Google 계정을 보유한 사람만 첨부파일을 업로드 할 수 있다.
  • Google Form보다 훨씬 다양한 Workflow(airtable에서는 automation이라 부른다)를 제공한다.
  • 에어테이블에서는 insert 된 데이터를 참조하여 다른 테이블에서 다음 프로세스를 관리할 수 있다. 예를들어, 영업리드가 들어오면 해당 정보를 FK로 활용하여 다른 테이블에서 interaction 관리가 가능하다. 즉, 영업리드가 들어오면 해당 리드를 참조하여 다른 테이블에서 해당 건에 대한 고객 커뮤니케이션 이력을 관리할 수 있다. 사실, 이렇게 테이블간의 데이터를 쉽게 참조하여 사용할 수 있는 것이 airtable의 가장 큰 장점이다.


Airtable 이용비용 절약 Tip

Airtable의 가격정책은 일반적인 SaaS 기업들과 마찬가지로 user 당 월 이용료이다. 자세한 내용은 airtable plan을 확인하기 바란다.

Airtable Plan

그런데 과금은 문서의 edit 권한이 있는 사람으로만 책정이 된다. 즉, read 권한만 있는 사람의 수는 과금대상이 아니다. 따라서, 문서의 편집을 edit 할 수 있는 계정은 1~2개만 두고 나머지 인원은 read 권한을 부여하면 된다. 그러면 월 $20~$40로 굉장히 다양하게 활용할 수 있다.

내가 위에서 언급한 여러가지 시스템(영업리드 관리 시스템, 증명서 신청 관리 시스템 등)도 모두 $20달러로 적용한 내용이다. 다른 시스템을 추가로 생성해도 금액이 추가되지 않는다. 위에서 다 언급하지 않았지만 실제로 나는 위에서 언급한 내용들 외에 나는 더 많은 기능을 이용중이다.

만약 다양한 구성원들이 데이터를 편집해야 한다면 airtable 테이터를 구글스프레드시트에 자동으로 업데이트 되도록 하여 airtable 데이터는 원본데이터로 두고 구글스프레드시트 데이터를 가공하여 사용하면 된다.

물론, Airtable 내에서 구성원들이 데이터를 생성 및 편집을 해가며 자유롭게 협업을 해야 한다면 모두 편집권한을 부여해야 하기 때문에 비용은 발생할 수 밖에 없다.


다양한 활용방법

내가 만약 채용담당자라면 나는 입사지원서를 Airtable로 받을 것 같다. 그러면 지원자도 첨부파일을 제약없이 업로드 할 수 있고 채용담당자는 Airtable 내에서 채용진행 과정을 쉽게 관리할 수 있다. 실제로 airtable에서는 지원자 관리 템플릿을 제공하고 있다.

지원자 관리 템플릿

지원자 관리 템플릿 자세히 보기

그리고 내가 만약 20인 미만의 스타트업 대표라면 Airtable로 ‘전자결재 시스템’, ‘마케팅관리 시스템’, ‘영업관리 시스템’, ‘채용관리 시스템’, ‘예산관리 시스템’ 등으로 이용할 것 같다. 이렇게하면 시스템 선정하는데 들어가는 노력과 시간도 절약할 수 있고 금액도 절약할 수 있다. 그래서 비즈니스 본연의 업무에 노력, 시간, 비용을 더욱 투자할 것 같다.

조직도 관리

예산현황 관리(대시보드 기능)

에어테이블에서는 고객이 바로 업무에 적용할 수 있도록 다양한 템플릿을 제공하고 있다. 템플릿 마켓에서 원하는 템플릿을 골라 사용하면 된다.


앞으로도 엔지니어 리소스는 부족할 것이다.

그래서 PO들은 앞으로도 고민이 많을 것이고 엔지니어 리소스를 활용하는데 더욱 신중해야 할 것이다. 따라서, PO들은 당면한 문제를 효율적인 방법으로 스스로 해결해야 하는 일이 많아질 것이다. 내 생각엔 이러한 역량도 PO들이 성장하는데 중요한 요소가 될 것 같다. PO는 문제를 정의하고 이를 해결하기 위해 존재하는 사람인데 보유한 리소스보다 해결해야 할 문제가 항상 더 많을 것이기 때문이다. 그렇다면 이제는 문제를 단순히 해결하는 것을 넘어 효율적으로 해결하는 것이 중요해졌다고 볼 수 있다. 따라서, 앞으로는 문제를 효율적으로 해결할 수 있는 다양한 방법을 고민해봐야 할 것이다.


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